Planejamento Tributário e Dedutibilidade de Despesas: entendimento sobre royalties, aluguéis e cost sharing

A recente decisão proferida no Acórdão nº 1401-007.490, de 25 de junho de 2025, pelo Conselho Administrativo de Recursos Fiscais (CARF), representa mais um capítulo relevante no embate entre planejamento tributário lícito e o rigor formal exigido pela Receita Federal para fins de dedutibilidade de despesas. Em pauta, três temas centrais ao dia a dia de grupos empresariais: royalties pelo uso de marca, aluguéis de imóveis utilizados por terceiros e rateio de despesas entre empresas do mesmo conglomerado.

A análise crítica desse julgado revela mais do que uma simples aplicação literal da norma: expõe a tensão entre substância econômica e formalismo documental, que impacta diretamente a estratégia de compliance fiscal e a segurança jurídica dos contribuintes.

1. Royalties e a exigência de averbação no INPI: o formalismo como barreira à dedutibilidade

Um dos pontos centrais da decisão diz respeito à vedação da dedução, para fins de IRPJ, de valores pagos a título de royalties pela utilização de marca, na hipótese em que o contrato correspondente não se encontra averbado junto ao Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI). Ainda que a marca estivesse devidamente registrada e o contrato de cessão fosse legítimo entre partes nacionais, o colegiado entendeu que a ausência da averbação inviabiliza a dedução, com base no art. 365, §3º do RIR/2018.

Esse posicionamento ignora o princípio da substância sobre a forma e a função econômica do pagamento, privilegiando um requisito de natureza meramente acessória como condição para a dedução. A decisão impõe um ônus ao contribuinte que vai além do razoável, transformando um contrato legítimo e registrado em despesa “não necessária” unicamente por ausência de registro administrativo, mesmo quando a relação jurídica e a contraprestação são incontroversas.

2. Aluguéis pagos por imóveis não utilizados diretamente: liberalidade ou estratégia de negócio?

Outro ponto controverso do acórdão refere-se à glosa de despesas com aluguéis de imóveis que, embora contratados em nome da contribuinte, eram utilizados por franqueados ou estavam, por vezes, vazios. O CARF entendeu que, na ausência de repasse contratual dos valores pagos ou da demonstração de vínculo direto com a atividade operacional da empresa, essas despesas configurariam liberalidade, e não gastos necessários à manutenção da fonte produtora.

O argumento, entretanto, desconsidera nuances do modelo de franquia. Como destacou a própria contribuinte, a estratégia de intermediação locatícia visava garantir a padronização visual da marca e a ocupação de pontos comerciais estratégicos, sendo os franqueados parceiros dependentes da estrutura fornecida pela franqueadora. Ao ignorar a lógica do modelo de negócio, a decisão termina por promover uma interpretação excessivamente literal da “necessidade” prevista no art. 47 da Lei nº 4.506/64 e no art. 13 da Lei nº 9.249/95, desconsiderando os efeitos econômicos e comerciais das despesas.

3. Rateio de despesas e o peso da ausência de formalização

O terceiro tema enfrentado pela decisão — e talvez o mais sensível para grupos empresariais — diz respeito à dedutibilidade de despesas rateadas entre empresas do mesmo grupo. Aqui, o CARF manteve a glosa de valores compartilhados sob o argumento de que não havia contrato prévio formalizando o rateio nem critério objetivo e proporcional comprovadamente utilizado.

A decisão alinha-se ao entendimento consolidado pela Solução de Divergência COSIT nº 23/2013, segundo a qual a dedutibilidade do cost sharing depende do cumprimento de requisitos como: previsão contratual expressa, critérios de rateio razoáveis e objetivos, vinculação direta à atividade de cada empresa envolvida, escrituração destacada e ausência de margem de lucro pela centralizadora.

O problema está na extrapolação desse entendimento para situações em que, embora ausente o contrato formal, existam indícios concretos de que os valores foram efetivamente pagos em benefício das empresas participantes, como ocorreu no caso concreto. O risco é que a falta de um único documento — ainda que possa ser suprida por provas materiais — se sobreponha à realidade econômica da operação.

4. Implicações práticas: o que o contribuinte deve (re)aprender com esse julgamento?

A decisão do CARF serve como alerta claro: sem formalização contratual, documentação robusta e escrituração precisa, não há espaço para dedutibilidade. Não basta que a despesa seja real e esteja relacionada à atividade empresarial — ela precisa ser juridicamente defensável dentro de uma lógica documental rigorosa. O princípio da verdade material, muitas vezes invocado em favor do contribuinte, perde força diante da valorização da forma sobre a substância.

Além disso, a divergência entre a interpretação do CARF e o entendimento vinculante da Receita Federal, como na SD COSIT 23/2013, gera um vácuo perigoso de insegurança jurídica. O contribuinte que segue as orientações da RFB pode se ver penalizado em instâncias superiores, sem direito à proteção prometida pelas normas interpretativas vigentes.

5. Considerações finais

Mais do que um simples precedente, o Acórdão nº 1401-007.490 reafirma que o planejamento tributário exige não apenas substância econômica e lógica empresarial, mas também uma arquitetura documental rigorosamente construída. Em um cenário de insegurança regulatória e disputas de interpretação, a blindagem da dedutibilidade exige contratos bem redigidos, critérios objetivos de rateio, registros formais perante os órgãos competentes e rastreabilidade plena dos pagamentos.

Na dúvida, vale sempre perguntar: o que hoje é tratado informalmente, seria defendível amanhã perante a Receita Federal? A resposta a essa pergunta é o que separa o planejamento eficaz da glosa inevitável.