Tributação sobre software e retenções na fonte: como evoluiu o entendimento e o que muda para as empresas de tecnologia

A discussão tributária envolvendo softwares — tanto os padronizados quanto os desenvolvidos sob demanda — passou por uma transformação profunda na última década. A partir do momento em que o Supremo Tribunal Federal consolidou a compreensão de que todas as modalidades de software envolvem prestação de serviços, abriu-se um novo capítulo na interpretação das regras de retenção na fonte.

Esse redesenho conceitual impactou diretamente empresas de tecnologia, desenvolvedores independentes e setores que contratam soluções digitais, obrigando uma releitura dos contratos e redefinindo quando há — ou não — incidência de IRRF e de CSLL/PIS/COFINS.

1. O ponto de partida: a antiga distinção entre “software de prateleira” e “software por encomenda”

Por muitos anos, a distinção clássica entre software padronizado e software personalizado produziu tratamentos tributários totalmente distintos.
Esse entendimento levou tanto a conflitos interpretativos quanto a autuações, especialmente no tema das retenções na fonte, já que a caracterização da atividade influenciava o enquadramento como serviço, cessão de direitos ou venda de mercadoria.

Com o julgamento do STF que redefiniu o conceito de software como serviço para fins tributários, a fronteira entre essas categorias deixou de ter relevância prática para a incidência de ISS e para a compreensão jurídica do setor.

2. Após o STF: retenções passam a depender do conteúdo do contrato (e não do tipo de software)

A Receita Federal, diante da uniformização promovida pelo STF, revisitou sua posição para ajustar o tratamento das retenções de IRRF e das contribuições sociais.
A partir daí, o elemento-chave deixou de ser o tipo de software e passou a ser a existência ou não de serviços de programação envolvidos no contrato.

O raciocínio ficou mais claro:
se o contrato prevê desenvolvimento, adaptação ou programação, há prestação de serviços técnicos qualificada — e, portanto, há retenção de IRRF e de CSLL/PIS/COFINS.

Se não há programação, restando apenas o licenciamento ou direito de uso, o pagamento não sofre retenção de IRRF.

3. Suporte e manutenção: enquadramento específico e retenções diferenciadas

Outro ponto que historicamente gerou insegurança jurídica foi o tratamento dado aos serviços de suporte técnico e manutenção de software.

A Receita passou a dividir o problema em duas frentes:

a) IRRF

Suporte e manutenção não configuram, por si só, serviços técnicos ou profissionais elencados no RIR/2018.
Por isso, não estão sujeitos à retenção de IRRF.

b) CSLL, PIS e COFINS

Para fins das contribuições sociais, porém, a conclusão foi diferente:
suporte e manutenção são considerados serviços de manutenção, o que exige retenção das contribuições pela sistemática geral prevista na legislação.

Essa distinção reforça a necessidade de contratos bem estruturados, que separem claramente licenciamento, programação e manutenção — evitando retenções indevidas ou omissões sujeitas a autuações.

4. Treinamento: atividade típica de serviço profissional

No caso dos serviços de treinamento relacionados ao uso do software, a Receita Federal é direta:
trata-se de serviço profissional expressamente previsto em lei, o que atrai tanto a retenção de IRRF quanto de CSLL/PIS/COFINS.

Ou seja, ainda que o treinamento esteja diretamente associado ao software contratado, ele possui natureza própria para fins de retenção, diferentemente do licenciamento ou do suporte.

5. O que empresas e profissionais devem fazer daqui para frente

O cenário atual exige três movimentos essenciais:

1. Revisão dos contratos de software
   Diferenciar licenciamento, programação, manutenção e treinamento é indispensável para evitar enquadramentos equivocados.

2. Ajuste dos fluxos de retenção
   Compreender quando cada tributo deve ou não ser retido impede tanto recolhimentos a maior quanto riscos de autuação.

3. Alinhamento entre áreas jurídica, fiscal e comercial
   A forma como o contrato é escrito precisa ser compatível com a operação real da empresa — o que exige interação entre equipes internas e assessores externos.

Conclusão

O mercado de software vive uma fase de consolidação normativa, na qual velhas distinções perdem relevância e o foco passa a recair sobre a natureza concreta das atividades contratadas.
Para as empresas de tecnologia, isso significa mais segurança jurídica — desde que seus contratos reflitam com precisão o que é efetivamente prestado.

A atenção às regras de retenção não é apenas uma obrigação formal: é um passo estratégico para otimizar custos, mitigar contingências e fortalecer a governança tributária em um setor em constante evolução.